Matrice Eisenhower
I vostri compiti e le vostre attività quotidiane (professionali e/o personali) si accumulando e non sapete da dove cominciare o come fare per fare tutto? La matrice di Eisenhower è lo strumento perfetto per ordinare, organizzare e dare priorità alle azioni!
Per la cronaca, è stata inventata da Eisenhower, allora comandante in capo degli forze armate americane in Europa durante la seconda guerra mondiale e poi presidente degli Stati Uniti: "Ciò che è importante è raramente urgente e ciò che è urgente è raramente importante".
La matrice è quindi basata su 2 assi: il grado di importanza e il grado di urgenza di ogni compito.
Prerequisiti
Prepara un’attività Matrice in modalità quadrante. Le 4 aree richieste sono: Delegare, Fare, Eliminare, Pianificare. Assegna all’asse delle ascisse il nome "Importante" e a quello dello ordinate il nome "Urgente".
Se necessario, organizza la gestione del tempo.
Elenca le voci a cui dare priorità, se le hai già.
La matrice di Einsenhower può essere presentata dopo il brainstorming per aiutare a stabilire le priorità di un piano d’azione; sarà poi necessario inserire le voci dal vivo nella matrice prima di iniziare l’attività con il gruppo.
Impostazioni attività Matrice
- Formato dell’attività: Quadrante
- Nomi delle aree: Delegare, Fare, Eliminare, Pianificare
- Ascisse: Importante / Ordinate: Urgente
- Gestione del tempo: opzionale
Corso di azione
Presentazione
Spiega al gruppo il significato di ogni quadrante:
- Fare: cose che sono urgenti e importanti, compiti da fare immediatamente e da soli
- Pianificare: attività importanti ma non particolarmente urgenti, compiti da pianificare e da fare da soli
- Delegare: attività urgenti ma non importanti, compiti da delegare rapidamente
- Eliminare: attività non urgenti e non importanti, compiti inutili da abbandonare.
Mettetevi d’accordo sulle nozioni di importanza e di urgenza: se si lavora da soli o in un team o con un superiore su incarichi chiave o prioritari, sui risultati da raggiungere e sulle scadenze, sull’urgenza: 1 ora, un giorno, una settimana. Chiarire le cose come necessario. Attenzione a separare ciò che è urgente e importante da ciò che ci piace fare!
Ripassa la lista degli elementi in modo da verificare che tutti abbiano compreso.
Esplorazione
I partecipanti valuteranno poi individualmente e in silenzio ogni elemento su una scala di importanza e urgenza.
Discussione
Una volta che tutto il gruppo ha partecipato, è possibile passare a riesaminare la matrice per assicurarsi che ci sia consenso.
Sintesi
Inserisci i compiti da fare nell’area di discussione come Azioni, esaminate insieme i compiti da pianificare e delegare per prendervi le decisioni del caso.
Alla fine dell’attività, puoi inviare ai partecipanti il report automatico del meeting della riunione contenente il piano di azione/decisione.
Suggerimenti e varianti
Per rendere l’attività ancora più collaborativa, puoi usare una attività Lavagna, dividendo i quadranti in categorie. Se i compiti sono troppo numerosi, scegli su quali concentrarsi lanciando una sessione di voto.
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