Matrice Eisenhower
Vos activités, vos tâches quotidiennes (professionnelles et/ou personnelles) s’accumulent et vous ne savez plus par où commencer ni comment faire pour toutes les réaliser ? La Matrice d’Eisenhower est l’outil parfait à utiliser pour trier, classer et prioriser ses actions !
Pour la petite histoire, il a été inventé par Eisenhower, alors commandant en chef des armées américaines en Europe pendant la 2ème guerre mondiale, puis devenu ensuite Président des Etats-Unis : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».
La matrice s’appuie donc, sur 2 axes : le degré d’importance et le degré d’urgence de chaque tâche.
Pré-requis
Préparez une activité Matrice en mode quadrant. Les 4 zones nécessaires sont : Déléguer, Faire, Eliminer, Planifier. Nommez l'axe des abscisses "Important" et l'axe des ordonnées "Urgent".
Si besoin, prévoyez une gestion de temps.
Si vous les avez déjà, listez les éléments à prioriser.
La matrice Einsenhower peut être animée à la suite d'un brainstorming pour aider à prioriser un plan d'action, il faudra alors entrer les éléments en direct dans la matrice avant de commencer l'activité avec le groupe.
Paramétrage de l'activité Matrice
- Format de l’activité : Quadrant
- Noms des zones : Déléguer, Faire, Eliminer, Planifier
- Abscisses : Important / Ordonnées : Urgent
- Gestion du temps : au choix
Déroulé
Présentation
Expliquez au groupe la signification de chaque quadrant :
- Faire : activités importantes et urgentes, tâches à exécuter immédiatement et soi-même
- Planifier : activités importantes, mais peu urgentes, tâches à planifier et exécuter soi-même
- Déléguer : activités urgentes, mais peu importantes, tâches à déléguer rapidement
- Eliminer : activités peu urgentes et peu importantes, tâches inutiles à abandonner.
Accordez-vous sur les notions d’importance et d’urgence : si vous êtes seul ou si vous travaillez en équipe ou avec un supérieur sur les missions clés ou prioritaires, sur les résultats à atteindre et les délais, qu’est-ce que l’urgence : 1h, une journée, une semaine. Éclaircissez les choses si besoin. Attention distinguez l’urgence, l’importance de ce que vous aimez faire !
Repassez sur liste des éléments afin qu'ils soient compris par tous.
Exploration
Les participants vont alors individuellement et en silence évaluer chaque élément sur une échelle d'importance et d'urgence.
Discussion
Une fois que tout le groupe a participé, collectivement, vous allez pouvoir revoir la matrice afin d'être sûr qu'elle fasse consensus.
Synthèse
Saisissez les tâches à faire dans l'espace de discussion sous forme d'Action, revoyez ensemble les tâches à planifier et à déléguer pour prendre des décisions les concernant.
A l'issue de l'activité, vous pourrez envoyer le compte rendu automatique avec le plan d'action / décision à vos participants.
Suggestions et variantes
Pour un mode encore plus collaboratif, vous pouvez utiliser une activité Tableau, en posant les quadrants en catégorie. Si elles sont trop nombreuses, vous sélectionnerez les tâches à faire par une séance de vote.
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